مفاتيح كتابة بريد إلكتروني (إيميل) مميّز

مفاتيح كتابة بريد إلكتروني (إيميل) مميّز لا بد من أنك تتعامل مع الإيميل يومياً أو بشكل شبه يومي، مهما كان عملك أو سبب استخدامك له، فإن كنت رجل أعمال فأنت بحاجة ماسّة للإيميل للتواصل مع الشركاء أو إرسال نشرة إخبارية (newsletter) للعملاء، وذلك بما أن الإيميل يعتبر وسيلة التواصل الأكثر رسمية في هذه الحالة، أما إن كنت زبوناً لإحدى الشركات وتحتاج لتقديم شكوى، فالإيميل يعتبر وسيلة جيدة في هذه الحالة، وكذلك الأمر في حال كنت معلّماً أو تلميذاً في ظل التوجه العالمي نحو رقمنة التعليم (Digitizing education) واعتماد الإيميل كإحدى الأساليب الفعالة في هذا المجال.
ومع هذا الاستخدام الواسع فأنت بحاجة لمعرفة عدة أمور تمكنّك من كتابة إيميل يؤدي المهمة المطلوبة منه بأسلوب مميّز ومشوّق وتتفادى الارتباكات الناتجة عن سوء الكتابة.
ونحن في أصفر تك نقدم لك هذا المقال راجين أن يحقق لك الفائدة المطلوبة.
إن العنصر الأول من عناصر نجاح الإيميل الذي تكتبه هو معرفة الشخص المخاطب، من هو؟ وظيفته أو مهمته؟ مركزه في الشركة أو المؤسسة التي يتواجد بها؟

ولتسهيل الأمر ولكي نقدم لروّاد أصفر تك نصائح شاملة، سنقوم بتقسيم النصائح إلى:
1. نصائح عامة
2. نصائح لكتابة إيميل شخصي
3. نصائح لكتابة إيميل مهني احترافي
ولنبدأ بـ:

النصائح العامة:

• الإعداد المسبق للإيميل وتجهيز الأفكار ثم الكتابة على شكل (مقدمة- عرض- خاتمة)، المقدمة تبدأ بها التمهيد للموضوع، العرض تعرض من خلاله أفكارك التي ترغب بها، الخاتمة تلخص موضوع الإيميل وتشكر المتلقي على وقته، وكذلك إن كانت رسالتك تتطلب رداً قم بتوضيح ذلك بعبارات مثل “بانتظار الرد”.
• ضع عنواناً يعبّر تماماً عن محتوى الرسالة، ولا تستخدم مفردات مثل “عاجل” إلا إن كان الأمر طارئ فعلاً.
• تذكر أن عدم وضع عنوان قد يؤدي إلى عدم قراءة الإيميل أو فتحه من الأساس، وربما يتمّ تحويل رسالتك إلى صندوق البريد العشوائي أو الـ Spam.
• كن موجِزاً، فالإطالة ليست من مصلحتك مهما كان موضوع الإيميل الذي ترسله.
• استخدم نوعاً وحجماً واحداً فقط من الخط، ما عدا ذلك يُعتبر تشويش للقارئ.
• قم بوضع الكلمات الهامة جداً لموضوعك بالخط الغامق Bold.
• كن واضحاً في مفرداتك ولا تدع مجالاً لتأويل العبارات.
• استخدم اللغة الفصحى إن كانت مراسلات رسمية، والعامية إن كانت لزملائك من باب التودد وكسر العادات الرسمية.
• قم بمراجعة نهائية وتدقيق لغوي، فإن وجود أخطاء قواعدية أو إملائية سيزعج القارئ الفطِن وربما يسيء تقدير رسالتك كلها إن احتوت على أخطاء.
• استخدم مفردات لطيفة ومهذبة لكي تضفي مزيداً من القبول لدى المتلقي (مع الشكر، أرجو من حضرتكم…)

أما في حالة كتابتك إيميل شخصي:

لا يوجد الكثير من النصائح هنا، فأنت في نهاية المطاف تراسل أقرباءك أو رفاقك ولا داعي للكثير من الجدية، نصيحتنا الوحيدة هنا (تصرف على طبيعتك) وحتى لو استخدمت اللهجة العامية أو عبارات كالتي نستخدمها في حياتنا اليومية.

وفي النهاية، لروّاد موقع Asfar.Tech من أصحاب الأعمال، نصائح لكتابة إيميل مهني احترافي:

• استخدم اللغة الرسمية مع مفردات تعبّر عن احترامك للمتلقي.
• استخدم عبارات جذابة للترحيب في بداية الإيميل.
• قم بمراعاة السلّم الإداري، فلكل منصب هناك أسلوب مناسب للمخاطبة، أليس كذلك؟
• تجنّب اللهجة العامية والاختصارات، خاصةً إن كانت هناك احتمالية لإعادة توجيه إيميلك لعدة أشخاص، حينها سيكون من الصعب أن يفهم الجميع المقصود، كالحديث عن مؤشرات الأداء مثلاً.
• إن كان الإيميل بعد اجتماع ما، تأكد من تلخيص وتوضيح القرارات الناجمة عن هذا الاجتماع.
• أرسل الإيميل لكل الأطراف المعنية، ولا تتكاسل في هذا الأمر.
• إن كان الإيميل تجاري، فكّر في عنوان يجذب المستلم، كإظهار حاجته لمنتجك أو توضيح ما يفوته حين لا يتعامل من خدماتك.
• مثال: حين الترويج لدورة في اللغة الإنكليزية: “كم من فرصة فاتتك حتى الآن بسبب عدم إتقان اللغة الإنكليزية؟؟ لا تفوت المزيد من الفرص وانضم إلينا الآن لتحقق أحلامك”
• قم بالتركيز على المشكلة التي يعالجها منتجك (مثل دعايات منتجات التعقيم في الوقت الراهن) أو الفوائد التي تقدمها خدمات شركتك.
• أشعر المتلقي بأنك تستهدفه باستخدام لغة التخاطب المباشر ولا تشعره بأن الإيميل مرسل إليه بشكل عشوائي، هذا الأمر يساعدك على كسر الحاجز بينك وبين الزبون المحتمل.
• في حالة الإيميلات التجارية، قم بوضع خيار اتصال Call to action أو ما يعرف اختصاراً CTA، ففي نهاية الأمر فإن الغاية من هذه الإيميلات هو تواصل الزبائن المحتملين معك، لهذا فإن الإجراء السابق مهم جداً، هذا الزر أو هذه الدعوة إلى الإجراء هي التي ستكون المسؤولة عن زيادة معدل التحويل conversion rate وجلب الزيارات أو Traffic إلى موقع المبيعات لديك.
• اختتم الإيميل بعبارة رسمية (مع أطيب الأمنيات، تحياتي، كل الاحترام…)

كانت هذه بعض النصائح التي تساعدك في كتابة بريد إلكتروني احترافي وصحيح، يمكنكم مشاركة أفكاركم وملاحظاتكم من خلال التعليقات، وإن احتجتم لخدمات احترافية لا تترددوا في التواصل معنا (استعرض خدمات Asfar.Tech).
ويمكنكم الاطلاع على المزيد من النصائح بشتّى المواضيع بمتابعة مدوّنة أصفر تك.